1. Qu'est-ce que le budget participatif étudiant ?

Le budget participatif étudiant est un processus permettant à la communauté universitaire de proposer, puis de choisir des projets à destination des étudiants de l’Université de Paris Est Créteil, dans la limite d’une enveloppe budgétaire d’un montant total de 50 000 euros.

 

Les participants peuvent ainsi proposer des projets qui répondent aux besoins et aux attentes des étudiants. L’Université entend ainsi impliquer concrètement sa communauté dans son processus de décision et de réalisation des projets.

 

Le règlement ci-dessous présente le cadre de ce budget participatif :

2. Calendrier du budget participatif de l'UPEC 

  • Phase de dépôt des projets : du 16 janvier au 13 février 2023
  • Phase d’analyse des projets : du 13 février au 13 mars 2023
  • Phase de vote : du 13 mars au 10 avril 2023
  • Annonce des résultats : 11 mai 2023
  • Réalisation prévisionnelle des projets : de mai à décembre 2023

Article 1 - Qui peut déposer un projet ?

Le dépôt des projets est ouvert aux étudiants de l’Université Paris Est Créteil :

  • Les étudiants inscrits dans l’établissement
  • Les associations étudiantes domiciliées à l’UPEC

Les projets sont émis à

  • titre individuel uniquement
  • titre individuel ou à titre collectif

Les projets collectifs doivent être proposés par des associations domiciliées sur le campus ou des collectifs d’étudiants de l’Université. Si vous êtes une association ou un collectif, vous êtes invités à le renseigner lors de votre inscription sur la plateforme en remplissant le champ “statut”.

Article 2 - Quels types de projets peuvent être déposés ?

Les projets déposés porteront sur l'ensemble des sites universitaires de l'UPEC.

Les projets doivent respecter les critères de sélection suivants :

  • Être d'intérêt général pour la communauté universitaire de l’UPEC
  • Être suffisamment précis pour pouvoir faire l’objet d’une étude de faisabilité
  • Être techniquement réalisable et pouvoir démarrer, dans sa réalisation concrète, dès avril 2023
  • Être inférieur à 20 000€
  • S’inscrire dans les orientations CVEC UPEC
  • Peuvent concerner tous les campus de l’UPEC

Les projets concernant les critères suivants ne pourront être sélectionnés :

  • Acquisition de biens immobiliers ou nécessitant la mise à disposition de locaux pérennes.
  • Ne pas relever d’un projet rattaché à une formation ou projet d’études tels qu’un projet tuteuré, voyage d’études ou de séjours d’intégration étudiants

Article 3 - Comment déposer un projet ?

3.1. Déposer un projet du 16 janvier au 13 février 2023

Le dépôt des projets se fait en ligne

  • En ligne sur la plateforme https://jeparticipe.u-pec.fr. Pour cela, il suffit de vous inscrire grâce à votre adresse email étudiante, en créant un pseudonyme et un mot de passe.

3.2. Accompagnement des porteurs de projet lors du dépôt

L’Université s’engage à accompagner les étudiants dans la construction de leurs propositions. Pour cela, l’équipe du budget participatif se tient à la disposition des étudiants pour :

  • Répondre à vos questions concernant le règlement et les critères d’éligibilité. Attention, cela ne peut se substituer à l’analyse des services qui sera réalisée ultérieurement et aucune indication sur l’éligibilité de votre projet ne pourra vous être apportée à ce stade ;
  • Mettre à disposition des ordinateurs afin de faciliter le dépôt de votre projet en ligne, dans les lieux suivants (exemple : réservation d’un ordinateur pour le BP dans la bibliothèque de l’Université) ;
  • Aider au dépôt grâce à la présence de vacataires équipés de tablettes sur les campus de l’Université.
  • Organiser des ateliers d’idéation pour favoriser l’émergence de projets.

Par ailleurs, toute question peut être adressée à l’adresse mail suivante : [email protected]

 

Article 4 - Comment les projets sont-ils analysés ?

La faisabilité technique, juridique et financière sera vérifiée par les services compétents. La phase d’étude de la faisabilité des projets se déroule en plusieurs temps :

  1. Étude de recevabilité : l’équipe chargée du budget participatif s’assure que le projet respecte bien les critères de recevabilité fixés à l’Article 2 du présent règlement ;
  2. Étude de faisabilité : Les services compétents étudient la faisabilité juridique et technique ;
  3. Estimation financière : Les services réalisent une estimation du coût du projet.

Si nécessaire, les services pourront prendre contact avec les porteurs de projets pour obtenir plus de précisions et clarifier certains aspects du projet, afin de pouvoir en faire l’analyse.

Les projets pourront ainsi être amendés par les services, en accord avec le porteur, au cours de la phase d’analyse. Aucun amendement ne sera apporté à un projet sans l’accord du porteur. Toute modification réalisée sur un projet en accord avec les services pendant la phase d’analyse sera indiquée en toutes lettres sur la fiche projet disponible sur la plateforme.

Les porteurs de projets pourront également se voir proposer de fusionner leur projet avec d’autres projets lorsque ceux-ci sont similaires : si des projets font l’objet d’une fusion, une mention sera présente au moment du vote.

Pour assurer une parfaite transparence de la démarche, le motif de rejet des projets sera publié sur la plateforme en ligne à la fin de la phase d’analyse, et leurs initiateurs en seront informés par courriel.

L’intégralité des projets, qu’ils soient soumis au vote ou non, resteront visibles publiquement sur la plateforme en ligne, ainsi que leur motif d'irrecevabilité le cas échéant.

Article 5 - Comment les projets à réaliser sont-ils sélectionnés ?

5.1. Votez pour les projets 

Phase de vote : du 13 mars au 10 avril 2023

Les projets ayant été déclarés comme recevables lors de la phase d’analyse sont soumis au vote sur la plateforme, du 13 mars au 10 avril 2023.

Le vote des projets est ouvert à l’ensemble des étudiants disposant d'un numéro étudiant et d'une adresse email.

Le vote se réalise :

  • en ligne sur la plateforme https://jeparticipe.u-pec.fr. Pour cela, il suffit de vous inscrire grâce à votre adresse email, en créant un pseudonyme et un mot de passe. N’oubliez pas de valider votre adresse email en cliquant dans le lien du courrier électronique qui vous est envoyé. Sans cette validation, vos votes ne seront pas pris en compte. Une fois connecté, vous pouvez cliquer sur le bouton Voter sur la proposition choisie et valider votre vote.

Chaque participant dispose de 3 votes maximum, qu’il attribue aux projets de son choix. Il n’est pas possible de voter plusieurs fois pour un seul projet.

5.2. Sélection des projets à réaliser

Les projets réalisés sont sélectionnés par ordre décroissant du nombre de voix, dans la limite de l’enveloppe budgétaire allouée, d’un montant de 50 000€ au total.

Si le dernier projet retenu dépasse l’enveloppe totale du budget participatif d’un montant de 50 000€ :

Des financements extérieurs seront recherchés afin que le projet puisse être réalisé tel qu’il a été déposé par le porteur.

OU

Le projet sera amené à être amendé en accord avec son porteur, afin que celui-ci rentre dans le budget restant. Le porteur de projet est en droit de refuser ces amendements.

OU

Selon le coût restant à financer pour réaliser le projet, les deux options ci-dessus pourront être envisagées.

OU

L’objectif étant d’utiliser au maximum l’enveloppe allouée de 50 000€, à l’approche du plafond, seuls les projets ne dépassant pas le budget restant seront retenus.

En cas d’égalité des deux derniers projets, sans que le financement des deux soit possible :

un vote est organisé pour les départager 

OU
le projet le moins / plus cher est retenu 

OU
le projet le plus rapide de réalisation est retenu.

La liste officielle des projets retenus sera publiée sur la plateforme à l’issue de cette période de vote.

Article 6 - Quel est le suivi de la réalisation des projets ?

L’Université s’engage à réaliser les projets retenus dans un délai de 7 mois. Un comité étudiant sera mis en place pour s’assurer du suivi de la réalisation des projets. 

 

Par ailleurs, il sera possible de suivre la réalisation des projets via la plateforme, grâce à la frise de réalisation des projets qui se trouve dans la fiche de chaque projet.